Données personnelles

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour le 27 septembre 2026

Cette politique explique quelles données personnelles nous collectons, pourquoi, combien de temps nous les gardons et comment exercer vos droits. Elle s'applique au site herahub.fr, à nos échanges commerciaux et à nos actions de prospection, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite Informatique et Libertés.

En bref

Vos données ne sont jamais vendues.
Le site et nos outils internes sont hébergés en Allemagne. Certains prestataires, notamment pour l'IA, traitent des données aux États-Unis avec des garanties encadrées.
L'IA que nous utilisons (Claude, d'Anthropic) n'est pas entraînée avec vos données.
Désinscription en un clic et droit d'opposition à tout moment.

01Responsable du traitement

HeraHub, EURL au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Melun sous le numéro 941 539 934, dont le siège est situé 64 B rue de Corbeil, 77111 Soignolles-en-Brie, représentée par Jimmy Rapillard, gérant.

Pour toute question relative à vos données, écrivez-nous à contact@herahub.io. HeraHub n'a pas désigné de délégué à la protection des données, n'y étant pas tenue.

02Données collectées, finalités et durées

Nous ne collectons que les données utiles à chaque objectif. Pour chacun, voici ce que nous utilisons, sur quel fondement juridique et pendant combien de temps.

Blueprint IA (diagnostic gratuit)

Pourquoi: Produire votre rapport personnalisé, vous l'envoyer par email et vous rappeler pour vous le présenter.
Données: Prénom, email professionnel, site internet de l'entreprise et téléphone (obligatoires, car nécessaires pour produire le rapport, vous l'envoyer et vous le présenter), réponses facultatives (outils utilisés, effectif, priorités) et informations publiques de votre site internet.
Base légale: Mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b RGPD).
Durée: 3 ans à compter de notre dernier échange à votre initiative.

Conseils IA hebdomadaires (newsletter)

Pourquoi: Vous envoyer environ un email par semaine sur l'IA en entreprise et sur nos offres, et mesurer l'ouverture de ces emails pour adapter nos envois.
Données: Prénom, email, indicateurs d'ouverture des emails.
Base légale: Votre consentement, donné en cochant la case prévue sur nos formulaires, qui couvre à la fois l'envoi de ces emails et la mesure de leur ouverture, utilisée uniquement pour ces envois (art. 6.1.a RGPD, art. L.34-5 du Code des postes et des communications électroniques et art. 82 de la loi Informatique et Libertés). Vous le retirez à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque email. Si vous avez demandé un Blueprint avant le 27 septembre 2026, vous recevez ces emails au titre de votre activité professionnelle, sur la base de notre intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD), sans mesure d'ouverture, et pouvez vous désinscrire à tout moment.
Durée: Jusqu'à votre désinscription. Sans clic, réponse ou demande de votre part pendant 3 ans, nous vous demandons de confirmer votre inscription et supprimons vos données à défaut de réponse. Les données d'ouverture sont supprimées dès votre désinscription.

Prise de rendez-vous et échanges

Pourquoi: Organiser et tenir nos rendez-vous (visio ou téléphone), répondre à vos messages et préparer une proposition.
Données: Nom, prénom, email, téléphone, entreprise, fonction, informations que vous partagez sur votre activité.
Base légale: Mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b RGPD).
Durée: 3 ans à compter de notre dernier échange à votre initiative.

Suivi commercial de votre demande

Pourquoi: Vous recontacter après votre demande (Blueprint, rendez-vous, contact) par téléphone, SMS, WhatsApp ou email pour mieux comprendre votre besoin et vous proposer un accompagnement.
Données: Prénom, téléphone, entreprise, notes d'échange.
Base légale: Intérêt légitime à donner suite à votre demande (art. 6.1.f RGPD). Vous pouvez vous y opposer à tout moment.
Durée: 3 ans à compter de notre dernier échange à votre initiative.

Enregistrement des visioconférences

Pourquoi: Produire la transcription et le compte rendu de nos rendez-vous pour assurer un suivi fidèle de vos besoins.
Données: Voix, image le cas échéant, propos échangés, transcription et résumé.
Base légale: Votre consentement, demandé au début de chaque rendez-vous (art. 6.1.a RGPD). Refuser l'enregistrement n'a aucune conséquence sur le rendez-vous.
Durée: Enregistrements audio et vidéo supprimés au plus tard 6 mois après le rendez-vous. Transcriptions et comptes rendus conservés pendant la relation commerciale, puis 3 ans après notre dernier échange.

Prospection commerciale auprès des professionnels

Pourquoi: Présenter nos services, par email ou par téléphone, à des professionnels dont l'activité peut être concernée.
Données: Nom, prénom, fonction, entreprise, email et téléphone professionnels, profil LinkedIn public.
Base légale: Intérêt légitime à faire connaître nos services auprès de professionnels, pour des messages en lien avec leur fonction (art. 6.1.f RGPD et art. L.34-5 du Code des postes et des communications électroniques). Chaque message permet de s'opposer à tout nouveau contact.
Durée: 3 ans à compter de la collecte ou de notre dernier échange à votre initiative.

Assistant IA du site

Pourquoi: Répondre à vos questions sur HeraHub et sur nos services.
Données: Messages que vous saisissez, date et heure des échanges.
Base légale: Intérêt légitime à répondre aux visiteurs du site (art. 6.1.f RGPD).
Durée: 6 mois maximum.

Gestion des clients

Pourquoi: Exécuter nos contrats, facturer, assurer le suivi des projets et respecter nos obligations comptables.
Données: Identité et coordonnées de vos interlocuteurs, données contractuelles et de facturation, échanges.
Base légale: Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) et obligations légales (art. 6.1.c RGPD).
Durée: Durée du contrat, puis 3 ans pour la relation commerciale. Contrats et éléments de preuve conservés 5 ans après la fin du contrat (art. L.110-4 du Code de commerce). Factures et pièces comptables conservées 10 ans (art. L.123-22 du Code de commerce).

Mesure d'audience et publicité

Pourquoi: Mesurer la fréquentation du site, mesurer l'efficacité de nos publicités et vous présenter des publicités HeraHub sur Facebook et Instagram.
Données: Pages consultées, identifiants de cookies, données techniques (appareil, navigateur, localisation approximative).
Base légale: Votre consentement via le bandeau cookies (art. 82 de la loi Informatique et Libertés et art. 6.1.a RGPD).
Durée: Voir la section Cookies et traceurs.

Exercice de vos droits et sécurité

Pourquoi: Traiter vos demandes, tenir la liste des personnes opposées à la prospection et sécuriser le site.
Données: Identité, coordonnées, objet de la demande, journaux techniques de connexion.
Base légale: Obligation légale (art. 6.1.c RGPD) et intérêt légitime à sécuriser nos services (art. 6.1.f RGPD).
Durée: Demandes et réponses conservées 5 ans à titre de preuve, justificatif d'identité éventuel supprimé dès la réponse. Liste d'opposition conservée tant que nous menons des actions de prospection, et au minimum 3 ans à compter de votre opposition, dans le seul but de ne plus vous contacter. Journaux techniques conservés 12 mois.

Sur nos formulaires, les champs obligatoires sont signalés. Sans eux, nous ne pouvons pas traiter votre demande. Les autres champs sont facultatifs. À l'issue des durées indiquées, les données sont supprimées ou anonymisées. Elles peuvent être conservées plus longtemps en archive, avec un accès restreint, lorsqu'une obligation légale l'impose ou pour la gestion d'un litige.

03Données obtenues auprès de tiers

Lorsque nous vous contactons sans que vous nous ayez écrit en premier, vos données professionnelles proviennent de sources publiques (site internet de votre entreprise, LinkedIn, annuaires et registres publics) ou d'outils d'enrichissement de données professionnelles. Il s'agit uniquement de données liées à votre fonction. Sur simple demande, nous vous indiquons la source précise de vos données.

Chaque email de prospection indique qui nous sommes, renvoie vers cette politique et vous permet de ne plus être contacté, par un lien de désinscription ou par simple réponse. Nos emails de prospection ne contiennent ni pixel de suivi d'ouverture ni lien traçant.

04Utilisation de l'intelligence artificielle

Nous utilisons Claude, le modèle d'IA de la société Anthropic, pour générer votre rapport Blueprint et faire fonctionner l'assistant du site. Seules les informations nécessaires lui sont transmises, via une interface professionnelle (API). Anthropic n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles.

Les transcriptions et comptes rendus de nos visioconférences sont produits par l'outil Noota, uniquement lorsque vous avez accepté l'enregistrement.

L'assistant du site est un système d'intelligence artificielle, ce qui vous est indiqué dès l'ouverture de la conversation (article 50 du règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle). Le rapport Blueprint est généré par IA, ce qui est précisé dans l'email qui vous le transmet.

Aucun de ces traitements ne débouche sur une décision prise uniquement par une machine qui produirait des effets juridiques à votre égard ou vous affecterait de manière significative (article 22 du RGPD). Le rapport Blueprint est une aide à la réflexion, nos propositions sont toujours établies par notre équipe. Les réponses de l'IA peuvent contenir des erreurs. Merci de ne pas saisir de données sensibles (santé, opinions, données bancaires) dans nos formulaires ni dans l'assistant.

05Destinataires et prestataires

Vos données sont accessibles aux seules personnes qui en ont besoin. Nos prestataires agissent sur nos instructions, dans le cadre d'engagements conformes à l'article 28 du RGPD. Font exception Meta pour le Pixel Meta (voir la section Cookies et traceurs) et, selon le service utilisé, WhatsApp, qui traitent certaines données pour leur propre compte.

Équipe HeraHub habilitée: Salariés et commerciaux indépendants tenus à la confidentialité, selon leurs missions France
Hetzner Online GmbH: Hébergement du site et de nos outils internes Allemagne
lempire SAS (lemlist): Envoi des emails (newsletter, suivi, prospection) France
Anthropic Ireland, Limited: Modèle d'IA Claude (rapport Blueprint, assistant du site) Irlande, avec traitement aux États-Unis
Google Ireland Limited: Messagerie, agenda, visioconférence et mesure d'audience Irlande, avec transferts vers les États-Unis
Calendly LLC: Prise de rendez-vous en ligne États-Unis
Noota: Enregistrement, transcription et compte rendu des visioconférences France
Meta Platforms Ireland Limited et WhatsApp Ireland Limited: Publicité (Pixel Meta) et messagerie WhatsApp Irlande, avec transferts vers les États-Unis

Vos données peuvent aussi être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'exige. Elles ne sont jamais vendues ni louées.

Lorsque vous interagissez avec nos pages LinkedIn, Facebook ou Instagram, ces plateformes traitent vos données selon leurs propres politiques. Pour les statistiques de fréquentation de nos pages, HeraHub et la plateforme concernée sont responsables conjoints.

06Transferts hors Union européenne

Certains prestataires, ou leurs propres sous-traitants, traitent des données hors de l'Union européenne, principalement aux États-Unis (Anthropic, Calendly, Google et Meta pour une partie de leurs traitements).

Ces transferts sont encadrés par la décision d'adéquation (UE) 2023/1795 de la Commission européenne du 10 juillet 2023 (EU-US Data Privacy Framework) lorsque le prestataire y est certifié, et à défaut par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914 du 4 juin 2021). Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en nous écrivant.

07Cookies et traceurs

Au premier chargement du site, un bandeau vous permet d'accepter, de refuser ou de choisir par catégorie (analyse d'audience, marketing et retargeting). Refuser est aussi simple qu'accepter, et aucun traceur soumis à consentement n'est déposé avant votre choix. Vous pouvez modifier ce choix à tout moment via le lien « Gérer mes cookies » en bas de page. Votre choix est conservé 6 mois, puis nous vous le redemandons.

Mémorisation de vos choix HeraHub: Retenir vos préférences cookies et assurer le fonctionnement du site Essentiel, sans consentement · 6 mois
_ga, _ga_* Google Analytics 4: Mesure d'audience Soumis à consentement · 13 mois maximum
_fbp, _fbc Pixel Meta: Mesure et ciblage publicitaire (retargeting) Soumis à consentement · 3 mois

Les données collectées par Google Analytics sont conservées 14 mois maximum.

Pour le Pixel Meta, HeraHub et Meta Platforms Ireland Limited sont responsables conjoints de la collecte des données sur notre site et de leur transmission à Meta (article 26 du RGPD), selon l'addendum « Responsable du traitement » de Meta. HeraHub est chargée de vous informer et de recueillir votre consentement. Meta est chargée de répondre aux demandes portant sur les données qu'elle a reçues, mais vous pouvez vous adresser à l'une ou à l'autre. Meta traite ensuite ces données sous sa seule responsabilité, selon sa politique de confidentialité.

Traceurs dans nos emails

Nos emails de conseils IA contiennent un pixel qui nous indique s'ils ont été ouverts. Il n'est utilisé qu'avec votre consentement, recueilli lors de votre inscription, et vous pouvez le retirer à tout moment via le lien présent en bas de chaque email. Nos emails de suivi commercial et de prospection ne contiennent ni pixel d'ouverture ni lien traçant.

08Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, notamment le chiffrement des échanges (HTTPS), l'hébergement de nos serveurs dans l'Union européenne, des accès nominatifs limités aux personnes habilitées et la sélection de prestataires présentant des garanties suffisantes. En cas de violation de données présentant un risque pour vous, nous notifions la CNIL dans les conditions prévues par le RGPD et, si nécessaire, nous vous en informons.

09Vos droits

Accès: obtenir la confirmation que nous traitons vos données et en recevoir une copie
Rectification: corriger des données inexactes ou incomplètes
Effacement: demander la suppression de vos données
Limitation: geler temporairement l'utilisation de vos données
Portabilité: recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format lisible par machine, lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur un contrat
Opposition: vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, et à tout moment à la prospection
Retrait du consentement: retirer votre accord à tout moment, sans remettre en cause les traitements passés
Directives post mortem: définir le sort de vos données après votre décès (art. 85 loi Informatique et Libertés). Les directives particulières se transmettent à HeraHub, les directives générales à un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@herahub.io ou par courrier au 64 B rue de Corbeil, 77111 Soignolles-en-Brie. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe, auquel cas nous vous prévenons. Un justificatif d'identité ne vous sera demandé qu'en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur www.cnil.fr/fr/plaintes.

10Public visé et mises à jour

Nos services s'adressent aux professionnels. Le site n'est pas destiné aux personnes de moins de 15 ans.

Nous pouvons faire évoluer cette politique, notamment en cas de nouveau traitement ou de nouveau prestataire. La date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de changement important, nous vous en informons par un moyen approprié.